OTOMATISASI PERKANTORAN

 

      A.    DEFINISI OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien (1996) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sstem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan,memproses,menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan,dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual,grup-grup kerja dan organisasi.

        Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi,dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan kantor. Perangkat komputer berfungsi untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).

      B.    KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

      a.      Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

    b.    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.

      c.      Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

     d.      Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

     e.      Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

       C.    TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

1.    Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

2.      Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

3.  Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

4.  Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .

5.   Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

6.     Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

          7. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

      D.    MANFAAT OTOMATISASI KANTOR

1.  Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

3. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

4.      Pemecahan masalah kelompok/tim.

5.     Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

6.      Sebagai pelengkap bukan pengganti.

7.  Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.

8.      Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

9.     Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

      E.    PENGGUNA OTOMATISASI KANTOR

1) Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

2) Profesional yakni tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3)   Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.  

4) Pegawai administrative ( Clerical Employee) melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

 

            F.    MACAM-MACAM OTOMATISASI KANTOR

a.  Sistem Komunikasi Elektronik (electronic communication system) merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu,kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Contoh : e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem.

b.     Sistem Kolaborasi Elektronik merupakan suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh : teleconference dan telecommuting.

c.    Sistem Publikasi dan Pengolahan Image Elektronik merupakan suatu sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Contoh : desktop publishing, elektronik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.

d.     Sistem Pengolahan Kantor (office management systems) merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Contoh : desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

e.     Sistem Elektronik Formal merupakan sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Contoh : SIM

f.  Sistem Elektronik Informal merupakan sistem yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Contoh : DDS

             G.    TAHAPAN PENERAPAN OTOMATISASI KANTOR

-      Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas serta lebih terfokus pada penggunaan Word Processing.

-   Transisional, proses data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.  

-  Transformasional, fase integrase informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT).

          H.    APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

            - Word Processing      
              

            - Electronic Mail 
              

            - Voice Mail

            - Electronic Calendaring

-    Audio Conferencing                             

-    Video Conferencing                             

-     Computer Conferencing

-     Video Text

-      Image Storage And Retrival

-      Dekstop Publishing

-      Spread Sheet

   I.    FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PILIHAN APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

-    Jenis Organisasi, manajer perusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video

-     Pilihan Pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik

-     Sumber Daya OA yang tersedia panduan manajer dibatasi oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

      J.    DAMPAK OTOMATISASI KANTOR

Dampak dari otomatisasi kantor dibagi menjadi 4 yaitu :

-         Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan

-         Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai

-         Dampak terhadap manajemen menengah

-         Dampak terhadap operasi perusahaan

      K.    CONTOH PENERAPAN OTOMATISASI KANTOR

    Salah satu penggunaan otomatisasi kantor adalah penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal Batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat memudahkan para manajer di suatu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tempat dibandingkan harus bertemu tatap muka di suatu tempat.